Zpracování osobních údajů
zpracování osobních údajů klientů společnosti Lupa Real s.r.o.
ÚVOD
1.1 Tato pravidla a zásady zpracování osobních údajů klientů jsme přijali my, společnostLupa Real s.r.o., se sídlem Prašnice 943/17, Jundrov, 637 00 Brno, IČO: 025 97 063, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 81851(„společnost Lupa Real“).
1.2 V rámci výkonu naší podnikatelské činnosti poskytujeme našim klientům služby v oblasti zprostředkování prodeje či nájmu nemovitostí. Při těchto našich činnostech dochází ke zpracování osobních údajů osob.
1.3 Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak zpracováváme osobní údaje některých fyzických osob zejména v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty.
1.4 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty, fyzické osoby, poskytující osobní údaje, a v přiměřeném rozsahu též na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyl navázán smluvní vztah), jakož i na bývalé klienty. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů jiných osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi námi a klientem. Informace uvedené v tomto dokumentu se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce klientů.
SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.5 Správcem osobních údajů jsme my, společnost Lupa Real.
1.6 Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů klientů se můžete obrátit na MSc. Lukáše Patočku, jednatele společnosti Lupa Real, e-mail: lukas.patocka@lupareal.cz.
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.7 Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty respektujeme a ctíme normy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:
a) osobní údaje zpracováváme korektně, transparentně a v souladu se zákonnou úpravou;
b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, explicitně vyjádřené a legitimní účely;
c) rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;
d) jsou přijata racionální opatření, abychom zpracovávali toliko přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly vymazány nebo opraveny;
e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytně nutná pro účely, pro které jsou zpracovávány;
f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením či poškozením.
ÚČELY ZPRACOVÁVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ
1.8 Zpracováváme osobní údaje v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty v níže uvedených případech:
Zpracování osobních údajů fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností Lupa Real a jejími klienty je nezbytné pro účely plnění smlouvy s daným klientem, a dále pro zajištění některých činností nezbytných pro fungování společnosti Lupa Real jako obchodní společnosti.
V těchto případech jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové, a souvisejících činností tak, aby bylo možné zajistit plnění smlouvy a zároveň omezit rizika, která plynou společnosti Lupa Real z případného neplnění závazků ze strany klienta. Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je smluvním požadavkem a neposkytne-li klient potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu uzavřít, resp. poskytnout mu naše služby.
Zpracování je nezbytné pro účely plnění právních povinností nebo ochrany oprávněných zájmů společnosti Lupa Real či třetích osob.Společnost Lupa Real může zpracovávat osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností Lupa Real a jejími klienty bez souhlasu těchto osob též, pokud oprávněné zájmy společnosti Lupa Real (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob, včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se zejména o následující činnosti:
a) vedení účetnictví společnosti Lupa Real;
b) vnitřní administrativní účely společnosti Lupa Real;
c) hodnocení důvěryhodnosti klienta, vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků společnosti Lupa Real.
KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.9 Zpracováváme osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména:
a) kontaktní a identifikační údaje klientů, případně osob, zastupujících klienta – právnickou osobu nebo skutečných majitelů klienta – právnické osoby, případně zaměstnanců klienta (např. jméno, příjmení, rodné číslo, adresa bydliště, korespondenční adresa, mobilní telefon, e-mailová adresa apod.);
b) údaje, související s poskytovanými službami v oblasti zprostředkování;
c) případně další osobní údaje poskytnuté klientem ve smlouvě a při jednání o smlouvě či při poskytování služeb.
ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.10 Potřebné osobní údaje získáváme především od klientů v rámci jednání o uzavření smlouvy či v průběhu jejího plnění; nebo při osobní a písemné komunikaci s klienty, včetně komunikace emailem. Vybrané osobní údaje můžeme získávat též z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků (např. obchodní rejstřík) či z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám klienti poskytují v souvislosti s plněním příslušných smluv.
ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.11 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty jsou zpracovávány především jednatelem společnosti Lupa Real, ve vybraných případech též externími spolupracovníky nebo dodavateli na základě smlouvy (zejména poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé účetního a daňového poradenství, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb). Způsob, kterým zpracováváme osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty, zahrnuje manuální zpracování v našem informačním systému.
1.12 Veškeré osobní údaje v elektronické formě jsou uloženy v informačním systému, k němuž mají přístup pouze osoby, které potřebují s osobními údaji bezprostředně nakládat pro účely uvedené v těchto pravidlech a zásadách zpracování osobních údajů klientů, a to pouze v nezbytném rozsahu. Přístup k těmto osobním údajům je chráněn heslem a firewallem. Zabezpečení osobních údajů je z naší strany pravidelně testováno a ochranu průběžně vylepšujeme.
PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.13 Pro účely plnění našich povinností jsme oprávněni nebo přímo povinni (bez souhlasu subjektu údajů) předávat osobní údaje:
a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (finanční úřady, apod.);
b) našim dodavatelům, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči nám;
c) dalším subjektům, je-li to v souladu s našimi oprávněnými zájmy či třetích osob (soudy, exekutoři apod.).
1.14 Osobní údaje zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi námi a klienty jsou zpracovávány výhradně na území České republiky.
DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.15 Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž průběžně posuzujeme, zda nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, bezprostředně je odstraníme.
1.16 V této souvislosti obecně platí, že pro účely plnění smlouvy s klienty jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy mezi klientem a námi a dále archivovány po dobu tří let, pokud obecné právní předpisy nestanoví dobu delší. V některých případech mohou být i po uplynutí těchto dob osobní údaje dále zpracovávány, a to až do doby, kdy zejména existuje reálně riziko potřeby případného vymáhání pohledávek z daných smluv, kdy takové zpracování obvykle souvisí s ochranou našich oprávněných zájmů či třetích osob. Ze zákona uchováváme některé údaje obsažené v účetních dokladech.
ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ POTENCIÁLNÍCH KLIENTŮ
1.17 Při prvním kontaktu s potenciálním klientem jsou pro účely vyřízení jeho požadavku zpracovávány jeho osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa.
1.18 Tyto údaje jsou shromážděny zejména prostřednictvím webového formuláře.
1.19 Osobní údaje potenciálních klientů, se kterými bylo jednáno o uzavření smlouvy, ale k uzavření smlouvy nedošlo, nejsou z naší strany dále zpracovávány.
PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.20 V souvislosti se zpracováním osobních údajů z naší strany mají fyzické osoby (subjekty údajů) zejména následující práva:
a) Právo na přístup k osobním údajům.Máte právo nás požádat o informaci, zda provádíme zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaše údaje zpracováváme, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a zejména k následujícím informacím
b) Právo na opravu.Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat bezodkladnou nápravu, tj. opravu nepřesných údajů a/nebo doplnění neúplných údajů.
c) Právo na výmaz.Subjekt údajů má právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se daného subjektu týkají, a máme povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením a my nejsme z jiného důvodu oprávněni si osobní údaje ponechat.
d) Právo na omezení zpracování.Subjekt údajů má právo na to, abychom omezili zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.
e) Právo na přenositelnost údajů.Máte právo na získání vašich osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a jejich předání jinému správci osobních údajů.
f) Právo odvolat souhlas.Pokud zpracováváme vaše osobní údaje jen na základě vašeho souhlasu (tj. bez jiného zákonného důvodu), můžete tento souhlas kdykoliv odvolat. V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se na nás obrátit prostřednictvím kontaktní osoby nebo recepce. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů klienta pro účely, pro které není vyžadován klientův souhlas.
g) Právo vznést námitku.V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů pro účely ochrany našich oprávněných zájmů či třetích osob, je subjekt údajů oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musíme za podmínek stanovených nařízením prokázat závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončit. Pokud jsou osobní údaje klienta zpracovávány pro účely přímého marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů z naší strany pro tyto účely.
PRÁVO PODAT STÍŽNOST
1.21 Pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů z naší strany dochází k porušení právních předpisů, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, a to zejména vyplněním formuláře na webových stránkách: https://www.uoou.cz/.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1.22 Tato pravidla a zásady zpracování osobních údajů klientů jsou platná a účinná ke dni 25.5.2018, přičemž jejich aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách http://lupareal.cza současně jsou dostupná v sídle.
Lupa Real s.r.o.